Jak poprawnie skonstruować E-mail?


 

E-mail – niektórzy z nas dostają ich dziennie tysiące. Przebrnąć przez taką ilość wirtualnego papieru jest nie lada sztuką. Jeszcze większą jest umiejętność napisania takiego E-maila, którego ktoś przeczyta i (co najważniejsze) zrozumie.

Jest kilka punktów, które polecam stosować by uniknąć sytuacji, gdy Wasze E-maile będą automatycznie kasowane przez grupę docelową:

1) Piszcie główną myśl zawsze na początku
2) Nie używajcie formy biernej
3) Stosujcie krótkie zdania i proste słownictwo
4) Przeczytajcie E-mail przed wysłaniem

Teraz po krótce omówię każdy punkt:

1) Piszcie główną myśl na początku:

Pamiętajcie, że nie piszemy wypracowania ani powieści. Nie musimy stopniować napięcia jak w dreszczowcu. Wiele osób lubi stosować formułę „Jeżeli A to B z tego wynika C”. Życie jednak pokazuje, że w przypadku E-maili to nie działa. Nim klient dojdzie do C to zmęczy się brnąc przez A i B. Piszcie C na początku a zdobędziecie jego uwagę.

2) Nie używajcie formy biernej:

Forma bierna rozmywa odpowiedzialność i brzmi sztucznie. Forma bierna kojarzy mi się z urzędem państwowym w negatywnej formie znaczenia.(„We are Borg, resistance is futile. You will be annihilated”)

Przykład:
Hasło domenowe zostało zmienione na XYZ (Przez kogo?). Użytkownik powinien zostać powiadomiony o nowych danych logowania (Kto ma to zrobić? Czy aby na pewno ktoś powiadomił klienta?).

Chyba lepiej brzmi: Zmieniłem (lub Zmieniliśmy) hasło domenowe na XYZ. Proszę powiadomić pana/panią XYZ o nowych danych logowania.

3) Stosujcie krótkie zdania i proste słownictwo:

Nie musicie nikomu imponować skomplikowanymi konstrukcjami językowymi. I tak nikt ich nie zrozumie. Starajcie się też nie stosować żargonu branżowego. Osoba pracująca w innym dziale nie musi znać terminologii informatycznej.
Przykład: „Wyłączyliśmy Serwer ACPPRD0213, gdyż podczas zmian w macierzy dyskowej Kernel nie wykazał się kompatybilnością z modułem SCP123456. Obecnie Nie znamy ETR”.

Dla osoby niewtajemniczonej to będzie wyglądało jak losowy ciąg znaków.

4) Przeczytaj E-mail przed wysłaniem:

To jest ostatnia szansa na poprawienie błędów i upewnienie się, że E-mail nie jest zwykłym słowotokiem.
Postawcie się w sytuacji klienta, który musi szybko przyswoić Wasz komunikat.
Dobrym zwyczajem jest pozostawienie wpisania adresata maila dopiero po przeczytaniu i upewnieniu się, że wszystko jest ok.

Podsumowując:
Najważniejsze jest by na początku jasno określić co jest waszym zamiarem.
„Forma bierna nie powinna być stosowana”.
Używajcie krótkich zdań, prostego słownictwa a E-mail przeczytajcie przed wysłaniem.

Proste jak konstrukcja cepa :)

A Wy jak piszecie swoje E-maile?


Podobne Tematy: