Outlook nie widzi maili starszych niż rok

Nic tak nie irytuje jak okrzyk klienta „Nie mam maili starszych niż rok!” wiadomka wtedy przed oczami mamy rozgniewanego pana prezesa, albo gorzej – dyrektora finansowego, albo jeszcze gorzej dyrektora HR. W końcu dlaczego my mamy się martwić o czyjeś maile? 😉

Pierwszym krokiem w takiej sytuacji zawsze powinno być porównanie ilość maili widocznych w Outlooku z liczbą maili na serwerze, tu wystarczy kliknąć prawym klawiszem na inboxie w Outlooku

Jak widać na załączonym obrazku coś jest nie tak. Mam więcej poczty na serwerze niż lokalnie. Jest to spowodowane domyślnym ustawieniem programu Outlook dotyczącym przechowywania poczty „offline”, które zakłada przechowywanie poczty lokalnie młodszej niż 12 miesięcy, gdy starsza poczta jest dostępna na serwerze. Aby zmienić ustawienie ilości maili przechowywanych offline należy w Outlooku należy przejść do ustawień konta: Plik -> Ustawienia konta (zaznaczyć wybrane konto) -> Zmień. Wyświetli się następujące okno, gdzie wystarczy przesunąć suwak w prawo. Przesunięcie maksymalnie w prawo – spowoduje synchronizację całej zawartości serwera to pamięci lokalnej na komputerze (UWAGA!!! W przypadku dużych skrzynek z dłuuuuugą historią maili – warto najpierw sprawdzić ilość dostępnego miejsca na dysku).

Po zmianie – Outlook poprosi o wyłączenie i ponowne włączenie, aby ustawienie stało się aktywne. Zamykamy, uruchamiamy ponownie, czekamy chwilę (lub dłuższą – jeśli liczba plików przekracza klika tysięcy 😉 ). Sprawdzamy status synchronizacji ponownie:

W tym momencie moja skrzynka pocztowa pokazuje wszystkie maile jakie otrzymałem w ciągu kilku lat. Mam nadzieję, że ta trywialna porada pozwoli Wam zaoszczędzić odrobinę nerwów w krytycznej sytuacji.